İnsan Resursları Departamentinin şirkət içindəki mövqeyini və şirkət proseslərindəki iştirakını nəzərə alaraq, departamentdə daxili auditin aparılmasında təyin ediləcək ana nöqtələri aşağıdakı şəkildə özətləyə bilərik.

1. Departamentin prosesləri və alt prosesləri.
2. Daxili audit planı üzrə təsdiqlənmiş standart qiymətləndirmə listləri.
3. Departament tərəfindən istifadə olunan standart sənədlər
4. Departamentin əsas riskləri
5. Departament əməkdaşlarına soruşulacaq suallar.

Departamentin prosesləri və alt prosesləri

İnsan Resursları Departamentinin prosesləri müəssisələrin təşkilatı hüquqi formasına, idarəetmə formasına və ölkə şərtlərinə görə fərqlilik göstərsədə, əsasən aşağıdakı prosesləri öz içərisinə almaqdadır.

1. İşçilərin təlimi və bacarıqlarının artırılması təlimatı.
2. İşə qəbul, vəzifə dəyişikliyi və işdən azad edilmə təlimatı.
3. Əmək haqqı, mükafatlandırma və bonus sistemi təlimatı.
4. Korporativ sosial məsuliyyət təlimatı.
5. Korporativ mədəniyyət və daxili kommunikasiya təlimatı.
6. Kariyer planlaması və motivasiya təlimatı.

Daxili audit planı üzrə təsdiqlənmiş standart qiymətləndirmə listləri

Təsdiqlənən standart daxili audit planında əsasən aşağıdakı audit sahələrinin səmərəliliyinin qiymətləndirilməsi tövsiyə olunmaqdadır.

1. İşə qəbul və işdən azad etmə qaydalarının qiymətləndirilməsi.
2. İşə dəvət və müsahibə qaydalarının qiymətləndirilməsi.
3. İşçilərin oryantasiyası üçün görülən tədbirlərin qiymətləndirilməsi.
4. Performans ölçülməsi qaydalarının qiymətləndirilməsi.
5. Şəxsi işlərin tələblərə uyğunluğunun qiymətləndirilməsi.
6. DSMF və Statistiki hesabatların tələblərə uyğunluğunun qiymətləndiriməsi.
7. Avans vermə, əmək haqqı və bonus sistemi hesablamalarının qaydalara uyğunluğunun qiymətləndirilməsi.
8. Kariyer planlaması, yeni vəzifəyə təyinat və azad etmələrin qaydalara uyğunluğunun qiymətləndirilməsi.
9. Təlimin təşkili və bacarıqların artırılması tədbirlərinin səmərəliliyinin qiymətləndirilməsi.
10. İşçi məmnuniyyətinin ölçülmə tədbirlərinin qiymətləndirilməsi.
11. İşə davamiyyət, icazə, məzuniyyət və ezamiyyətlərin daxili və xarici tələblərə uyğunluğunun qiymətləndirilməsi.
12. Etik davranış məcəlləsinə əməl olunma səviyyəsinin qiymətləndirilməsi.
13. Mükafatlandırma/Cəzalandırma qaydalarının işləyişi və səmərəliliyinin qiymətləndirilməsi.

Departament tərəfindən istifadə olunan standart sənədlər.

İnsan Resursları departamentində auditə başlamadan öncə və ya audit aparılan zaman aşağıdakı sənədlərin varlığı və sənədlərin içəriyinin incələnməsi tövsiyyə olunmaqdadır.

1. Əməkdaşların şəxsi işləri. (qanunvericiliyin və daxili qaydaların tələbinə uyğun bütün sənədlər).
2. Əməkdaşların vəzifə təlimatları və iş yükü ölçmə formaları.
3. Təsdiq olunmuş rüblər üzrə əməkdaşların performans ölçmə formaları və hesabatı.
4. Əməkdaşların icazə, məzuniyyət,ezamiyyət davamiyyət formaları və hesabatı.
5. Yazılı kariyer planlama formaları.
6. İşçilər üzrə hazırlanmış oryantasiya formaları və hesabatları.
7. Əməkdaşlar arasında aparılmış məmnuniyyət anketləri və hesabatları.
8. Şirkətin təşkilatı strukturu.
9. Departament və əməkdaşaların yazılı rüblük hədəfləri.
10. Vəzifələr üzrə məlumatların əldə olunma qaydalar.
11. İşçilərim təlim ehtiyacı forma və hesabatı.
12. Təlim nəticələrinin qiymətləndirilməsi forma və hesabatı.
13. İllik təmin büdcəsi.
14. Performans ölçmə formaları və hesabatı.
15. İşçi təklifləri və təkliflərin diqqətə alınma hesbatları.
16. Departament tərəfindən məlumatların arxivlənmə və saxlanılma şərtləri. (E-arxiv daxil olmaqla).
17. CV bazası və işçi qəbulu elanları hesabatları.
18. Müsahibə zamanı əməkdaşı qiymətləndirmə formaları, işə qəbul testlə aparılıbsa nəticələri haqqında hesabat.

Əsas risklər

İnsan resursları departamentinin əsas risklərini aşağıdakı şəkildə sıralaya bilərik.

1. Xəyalı işçi işlətmə riski.
2. Xüsusi vəzifədə olan işçilərin əvəzedicisinin olmaması.
3. İşçi axışlarının yüksək olması riski.
4. Motivasiya düşüklüyü riski.
5. Korporativ mənsubiyyətə inamın itməsi riski.
6. Ölçmə və qiymətləndirmələrdə şəxsi münasibətlərin öndə olması riski.
7. İş saatlarının artıq və ya iş bazarından fərqli olması riski.
8. İşdən çıxarma və işə almaların şəxslərə bağlanılması riski.
9. İşçi oryantasiyasının olmaması və ya səmərəli olmaması riski.
10. Kariyer planlamasının bazar şərtləri tələblərinə uyğun olmaması riski.
11. Yeni vəzifəyə təyinatların gecikməsi və ya şəxsi münasibətlərə dayanması riski.
12. Etik davranış məcəlləsinin ədalətli uyqulanmaması riski.
13. Mukafatlandırma və cəzalandırmalarda ədalətli davranış sərgilənməməsi riski.
14. İşə qəbul və işdən azad edilmə zamanı lazımı sənədləşmələrin aparılmama riski.
15. Ödənişlərdə gecikmələr və ya kəsintilərin olmasından qaynaqlanan risklər.

Departament əməkdaşlarına soruşulacaq nümunə suallar.

Daxili audit aparılan zaman auditor audit sahəsi ilə əlaqədar əlaqəli şəxslərə aşağıdakı kimi sualları soruşa bilər.

1. İnsan resursları prosesləri və işləyiçi haqqında məlumat verə bilərsiniz?
2. Təlim ehtiyacı necə və kim tərəfindən təsdiqlənir? Təlimçi seçimi hansı formada aparılır?
3. Təlim ehtiyacının bəlirlənməsi ilə əlaqədar yazılı formalar varsa təqdim edərsinizmi?
4. İllik təlim büdcəsinin hazırlanmasında kimlər iştirak edir və kim tərəfindən təsdiqlənir?
5. Təlim büdcəsinin icra vəziyyətini təqdim edə bilərsinizmi?
6. Təlim prosesi və təlimçinin qiymətləndirilməsi formalarını təqdim edəbiləsinizmi?
7. Təlim nəticəsində iştirakçılara hər hansı bir sertifikat təqdim edirsinizmi?
8. Xüsusi vəzifədə olan (xüsusi təyinatlı işləri görən) işçilərin sirkulasiyası hansı formada aparılır?
9. Yeni qəbul olunmuş və ya vəzifəsi dəyişdirilmiş işçilərə hansı formada təlimlər keçirilir?
10. Plandan kınar tılimlərin keçirilmə səbəbləri nələrdir və ya bu qərar kim tərəfindən alınır?
11. İşçilərin oryantasiyası və ya təqdimatı haqqında məlumat verə bilərsinizmi?
12. Departament və şirkətin hədəflərinin nə olduğu hakkında məlumat əməkdaşlara hansı formada çatdırılır?
13. İşçilərin performansını qiymətləndirmə metodologiyanız necədir?
14. Müəssisənin insan resurslarını hansı yollardan təmin edirsiniz?
15. İşə alım prosesində uyğun vəzifələrə yerləşmə haqqı qazanmayan şəxslərə məlumat hansı formada verilir?
16. Əgər yeni bir lahiyə başlarsa, bu lahiyədə iştirak edəcək əməkdaşları necə seçirsiniz?
17. İllik işçi ehtiyacı planlaması hansı formada həyata keçirilir?
18. İşçi ehtiyacı kim və ya kimlər tərəfindən bəlirlənir? Bununla əlaqəli yazılı formalarınızı təqdim edə bilərsinizmi?
19. Plandan kənar işçi ehtiyacı yranarsa bu ehtiyac hansı şəkildə qarşılanır?
20. İşdən çıxış səbəbləri analiz edilirmi? Analiz nəticəsinə uyğun hansı tədbirlər görülür? Analizlərin və görülən tədbirlərin hesabatını təqdim edə bilərsinizmi?
21. Şirkətin hədəflərinə çatmasında İnsan Resursları departamentinin əsas rolu nədir?
22. Kariyer planlamasında əsas metodologiyanız nədir?
23. Təsdiqləmiş təşkilatı strukturunuzu və ştat cədvəlinizi təqdim edəbilərsinizmi?
24. İşçilərin iş yükü hesaplanma formalarını təqdim edəbilərsinizmi?
25. Sənədlərin saxlanılma və ya arxivlənmə müddəti nə qədərdir?
26. Departamentin hazırkı proseslərini bazarda uyqulanan proseslərlə ən son nə vaxt müqayisə etmisniz?

Qeyd: Bu rəhbər şəxsi təcrübəmə dayanaraq hazırlanmışdır.  

Samir Hüseynov