Ümumiyyətlə biznes elə bir mühitdir ki, onlayn yazışmalardan tez-tez istifadə olunur. Həmişə iclas təşkil etmək mümkün olmadığından, ona görə də istər müştəri ilə biznes nümayəndələri arasında, istərsə departament işçiləri arasında, istərsə də biznes sahibləri ilə əməkdaşlar (bu sponsor, təchizatçı da ola bilər) e-poçt vasitəsi ilə onlayn yazışmalardan istifadə olunur. Amma bir çox insanlar var ki, biznes e-poçtu yazarkən bilmədiyi onlarla səhv buraxır.  Təbii ki, bu da qarşıdakı şəxs tərəfindən hörmətsizlik kimi başa düşülə bilər. Ona görə də biznes e-poçtu yazarkən bilməli olduğumuz əsas qaydalar var, hansı ki bu bizə daha etik və daha rəsmi olmaqda yardımçı olacaqdır.

Ölkəmizdə də çox şirkətlər e-poçt yazışmlarına önəm verir, xususilə insan resursları nümayəndələri işçilər haqqında məlumat alarkən, ya da ki şirkətlər arasında tərəfdaşlıq zamanı e-poçt yazışmalarından istifadə olunur. Elə düşünürəm ki, e-poçt yazışmalarından istifadə etmək daha faydalıdır. Belə ki, həm güvənilirdir, həm sürətli , həm də ki sərfəli.

Bəs e-poçt yazışmaları zamanı hansı qaydalara riayət etməliyik? , gəlin birlikdə öyrənək :) 

1) E-poçt zamanı yalnız bir mövzu barədə söhbətə başlayın.

E-poçt göndərdiyiniz şəxsin başı qarışmasın deyə hər bir mövzu üzrə ayrı-ayrılıqda e-poçt yazsanız daha etik olar. Çünki adətən e-poçt üzrə mətn çox olanda və ya soruşulan suallar çox olduqda  mesajı qəbul edən şəxs oxumağa ərinəcək və siz bəlkə də ən önəmli sualınıza belə cavab ala bilməyəcəksiniz.

2) Qarşınızdakı şəxslərə xoş söz deməyi yaddan çıxartmayın.  

Buna el arasında bişirmək deyirlər :) , çalışın qarşınızdakı şəxsə mesaja başlayarkən xoş sözlərlə başlayın. Bu zaman həmin şəxs də sizin mesajınıza elə cavab verməyə çalışacaq. 

3) E-poçt yazdığınız şəxs əgər sizin üçün nəsə köməklik edibsə, onun vəzifəsi olsa belə təşəkkür etməyi unutmayın. 

Təşəkkür etmək ümumiyyətlə biznes etikasının əsas göstəricisidir. Qarşınızdakı şəxsə etdiyi işə görə vəzifəsi olsa belə təşəkkür etsəniz, etdiyiniz bu hərəkət əsl peşəkarlıq nümunəsi olacaq.

4) Mövzu seçəndə cəlbedici olmasına önəm verin. 

Adətən biznes nümayəndələri e-poçt oxuyarkən mövzuya görə buna qərar verirlər. Mövzu nə qədər diqqətə çarpandırsa sizin yazdığınız e-poçta da o qədər tez cavab veriləcək. 

5) Yazmağınıızın səbəbini qeyd edin.

Yazdığınız mesajın xususi səbəbi varsa bunu mütləq vurğulayın . Ola bilər e-poçtu qəbul edən şəxs mətnin mahiyyətini anlaya bilməz. Səbəb yazıldığında isə e-poçtda nədən söhbət gedildiyini başa düşəcəkdir. 

6) Nə etməsini istəyirsinizsə onu da vurğulayın. 

Ola bilər ki, e-poçtu qəbul edən şəxs problemi sizin istədiyi kimi deyil də, öz istədiyi kimi etsin. Ona görə də siz öz istəyinizi bildirin ki, sonra qarışıqlıq düşməsin.

7) Hər şeyi aydın şəkildə yazdığınıza əmin olun. 

E-poçtu yazdığınız şəxs əgər onu oxuduqda başı qarışacaqsa sizə cavab yazmayacaq, yox əgər hər şeyi aydın şəkildə başa düşsə  mesajınızı cavabsız qoymayacağından əminəm. Ona görə də mesajınızı öz gözünüzlə deyil, bir də onu qəbul edən şəxsin gözü ilə oxumaqda fayda var. 

8) Mətnin sonunda nida cümlələrindən istifadə edin. 

Əslində nida cümlələri dediyim, Görüşənədək, Hələlik, Cavabınızı gözləyirəm,  Məlumatınıza çatdırıram kimi ifadələrdi. Belə ifadələrə yer vermək sizin qarşınızdakı şəxsin cavabını gözlədiyinizi bildirir. 

9) Ən sonda adınıız, iş nömrənizi (mobili də) və işlədiyiniz yeri qeyd edin. 

Ola bilər, həmin şəxsin sizə e-mail yazmağa vaxtı olmaz və sizinlə telefon vasitəsi ilə danışmaq istəyər. Bu kimi hallarda özünüzü təqdim edin ki, onun bunu etməyə imkanı olsun.   

10) Mesaj yazdığınız şəxs tanışınız deyilsə, çalışın mətnin başlığında ona öz adı ilə müraciət edin. 

Bu mətnin ən vacib hissəsidir. Ümumiyyətlə bir insanın adı ona doğma dilindəki ən xoş ifadədir. Çalışın siz də ona öz adını deyin ki, oxuduqca fərəhlənsin :)

Məsələn mətnə başlayarkən aşağıdakı kimi başlayın.

Hörmətli Fərid bəy.