Müəllif: Gülnar Əhmədli, Banco.az
E-poçt bu gün iş həyatının əvəzolunmaz ünsiyyət vasitələrindən biridir. Sizi qeyri-peşəkar göstərən e-poçt səhvləri anlaşılmazlıqlara və mənfi təəssüratlara səbəb ola bilər. Bu məqalədə iş mühitində tez-tez rast gəlinən e-poçt xətaları və onların qarşısını almaq üçün nələr edilə biləcəyini sizin üçün təqdim edirik. Daha effektiv və peşəkar ünsiyyəti təmin etmək üçün nəzərə alınmalı olan vacib məqamlar aşağıdakılardır:
1. E-poçtda orfoqrafik və qrammatik səhvlərin edilməsi
Düşünək ki, çox vacib bir e-poçt yazırsınız və alıcının adını səhv qeyd etmisiniz. Bu kimi səhvlər sizin peşəkar həyatınızda diqqətsiz olduğunuzu göstərir, ona görə də orfoqrafik və qrammatik səhvlərə diqqət yetirmək vacibdir.
Bunların qarşısını almaq üçün alıcının adını və başlıqları bir neçə dəfə yoxlayın. Həmçinin e-poçtu yazdıqdan sonra onu yüksək səslə oxuya bilərsiniz. Əgər kiminsə adı ilə bağlı səhv etsəniz, üzr istəyin və növbəti dəfə adı düzgün qeyd etdiyinizdən əmin olun.
2. Birdən çox şəxsə elektron məktub göndərərkən BCC sahəsindən istifadə etməmək
Bütün həmkarlarınızı cavab zəncirinə bağlamaq çox yanlışdır. Karyera strateqləri deyirlər ki, insanların etdiyi ən böyük səhv cavabın lazım olub-olmadığını düşünmədən “hamısına cavab ver” düyməsinindən istifadə etməkdir. Həmçinin, eyni anda aldığınız bütün mesajlara cavab verməyə çalışmayın. Bir çox alıcıya e-poçt göndərmək lazımdırsa, hər bir alıcı üçün BCC sahəsindən istifadə edin.
3. Çox mehriban dildən istifadə, emojilərlə ünsiyyət
Ciddi iş e-poçtlarında ağlayan, gülən emojilərdən istifadə edirsinizsə, bu, həmkarlarınıza qəribə görünə bilər. Bunun əvəzinə, daha peşəkar bir ton qəbul edərək tam cümlələrdən istifadə etməlisiniz.
4. Uzun e-poçtların yazılması
Həmkarınızdan gələn e-poçtu açarkən çox uzun bir mətn görmək istəmərsiniz. Ən yaxşı e-poçtlar qısa və dolğun olmalıdır. Ən pisi isə oxucunu çaşdıran uzun e-poçtlardır. Abzas fasilələri olmadan uzun mətn yazmaqdan çəkinin. E-poçtunuz çox uzundursa, alıcınız vacib detalları qaçıra bilər.
Hər şeyin aydın olması üçün e-poçtlarınızı daha qısa cümlələrlə yazın. Başlanğıcda vacib detalları əlavə edin. E-poçtunuz çox uzanırsa, lazımsız cümlələri müəyyənləşdirin və silin.
5. Qəzəbli olduğunuz zaman e-poçt göndərmək
E-poçt yalnız ünsiyyət vasitəsi deyil, həm də davranışınızın sənədləşdirilməsi kimi xidmət edə bilər. Buna görə əsəbləşdiyiniz zaman heç vaxt mesaj göndərməməlisiniz, çünki geri ala bilməyəcəyiniz bir şey yaza bilərsiniz. E-poçt vasitəsilə həmkarlarınıza pis sözlər söyləmək böyük səhvdir. Bu, əsəbi olduğunuz vaxtda yaxşı hiss etməyinizə səbəb olsa da, qeyri-peşəkar davranışdır və ən pis halda sizin işdən çıxarılmanıza səbəb ola bilər. Emosional vəziyyətinizə diqqət yetirin və belə anlarda e-poçt göndərməyin. Bunun əvəzinə düşünməyə vaxt ayırın.
Bizi sosial şəbəkələrdən izləyin!!
