В каких случаях можно ставить смайлики в письме клиенту? Стоит ли поздравлять партнера с 8 Марта и как? Отправлять ли голосовое сообщение подрядчику? Эти и другие этические вопросы в Telegram-канале «Деловая переписка» обсуждают Максим Ильяхов и Людмила Сарычева, создатели бестселлера «Пиши, сокращай». Авторы готовят к осени новую книгу и на глазах читателей создают современные правила деловой переписки. О наиболее интересных моментах — в нашей подборке.
Современные правила деловой переписки
Вот несколько универсальных правил, как писать письма и сообщения так, чтобы никого не раздражать.
1. Отвечать там, где вас спросили
Если вам прислали вопрос в WhatsApp, не нужно отвечать в Viber. Если написали на почту, не нужно отправлять смс, даже если вам так удобнее. Иначе во всех средствах связи будут обрывки диалогов. Исключение — если присылают просьбу и указывают, куда именно прислать ответ. Например, отправляют смс: «Пришли мне информацию на почту».
2. Переходить на голос — только с разрешения
Очень неудобно, когда в чате собеседник начинает присылать голосовые сообщения, а у вас нет возможности их прослушать: нужно искать наушники, разбираться в потоке мыслей… Это раздражает. Чтобы не раздражать собеседника, прежде чем записать голосовую заметку, лучше вежливо спросить: «Сергей, тут многовато писать. Ничего, если я голосом?».
Если собеседник попросит написать — пишите. Читать все-таки удобнее, чем слушать.
3. Письмо — это несрочно
По умолчанию, письмо — это несрочно. Человек узнает о нем, когда заходит в почту. Не факт, что он делает это каждые полчаса. Кроме того, все срочное раздражает. Все завалены работой, а тут приходит письмо с темой «Срочно!», надо ломать свой рабочий график и делать что-то немедленно.
Чтобы замотивировать получателя помочь со срочной задачей, нужно сделать три вещи:
1. Объяснить, почему это важно сделать быстро.
2. Вместо неинформативного «срочно» написать точное время, когда вы ждете результат.
3. Проявить заботу и уточнить, как у получателя со временем.
Так коллеге будет проще спланировать работу, и он не будет чувствовать, что на него давят.
4. Забудьте про обращение «Коллеги»
У такого обращения две проблемы:
1. Оно невыносимо бесит.
2. Непонятно, кому из получателей его нужно читать, а кому оно просто для справки.
Обращаясь сразу ко всем, отправитель говорит: «Эй, вы все, слушайте сюда». Гораздо лучше обращаться именно к тем, от кого в этом письме требуется действие.
В обращении «Коллеги» нет ни уважения, ни заботы, ни даже какой-то особой вежливости. Это подчеркнутое обращение к неопределенной группе лиц. В личной переписке надо все-таки обращаться лично.
probusiness.io
