Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 19 aprel 2017-cı il tarixli 1341 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Pərakəndə ticarət fəaliyyəti sahəsində vergitutma məqsədləri üçün gəlirlərin və xərclərin uçotunun aparılması Qaydası"na və Azərbaycan Respublikasının Vergi Məcəlləsinə uyğun olaraq, pərakəndə ticarət sahəsində fəaliyyət göstərən vergi ödəyiciləri malları əlavə dəyər vergisinin (ƏDV) məqsədləri üçün qeydiyyata alınan və alınmayan vergi ödəyicilərindən aldıqda, bu malların alışına dair Azərbaycan Respublikasının Vergi Məcəlləsi ilə müəyyən edilmiş qaimə-faktura və ya elektron qaimə-faktura tələb edilir. Belə malların anbara təhvil verilməsi isə "Malların təhvil-qəbul aktı" ilə sənədləşdirilir. Malların alğı-satqısı zamanı malı satan şəxs alan şəxsə elektron qaimə-faktura verməlidir ki, burada malın adı, ölçü vahidi, qiyməti, yekun qiyməti və əgər ƏDV-yə cəlb olunan maldırsa, ona tətbiq edilən ƏDV kimi müvafiq sətirlər nəzərdə tutulub.
Satıcı tərəfindən təqdim edilən mala görə elektron qaimə-faktura Vergilər Nazirliyinin Elektron informasiya sistemində qeydiyyata alınmaqla alıcı tərəfin elektron qutusuna göndərilir. Bu zaman elektron qaimə-fakturanın da təqdim edilməsinə baxmayaraq, mallar fiziki olaraq satıcı tərəfindən alıcıya təhvil verilərkən tərəflər arasında təhvil-təslim prosesi baş verir. Yəni faktiki olaraq alıcı aldığı malların fiziki göstəricilərinə, keyfiyyətinə nəzarət edilməsi, həmin partiyada mal həcminin alınması və s. məsələləri yoxlayır və qarşılıqlı surətdə tərəflər arasında malların təhvil-qəbul aktı bağlanılır.
Tərəflər arasında e-qaimədən başqa, digər ilkin uçot sənədlərinin də tərtib olunmasına qanunvericilikdə məhdudiyyət nəzərdə tutulmur. E-qaimə-fakturanı verməklə yanaşı, malların təhvil-qəbul aktı da bağlanılır. Bununla eyni zamanda digər hər hansı ilkin uçot sənədi də tərtib edilə bilər.
